يعتبر البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال التواصل شيوعا ورسمية في عصرنا هذا خاصة في الشركات والمؤسسات، وتعد الرسائل المرسلة من خلاله جزءا من العمليات اليومية لمعظم الموظفين. وبالرغم من ذلك نجد أن هناك الكثير من الأخطاء التي ترتكب عند صياغة رسالة بريد إلكتروني،
ولأن الأخطاء البسيطة يمكن أن تغير تماما معنى الرسالة، فيجب عليك تجنبها. إليكم 10 أخطاء شائعة فى كتابة الإيميل أثناء العمل حتى نطور من مهاراتنا في استخدام البريد الإليكتروني:
الأخطاء اللغوية والإملائية:
إن أحد أخطاء البريد الإلكتروني الأكثر شيوعا هي التي تتعلق بقواعد النحو غير الصحيحة والقواعد الإملائية الخطأ، ولهذا عليك الاهتمام بمحتوى الرسالة ومراجعتها لتجنب الألفاظ غير اللائقة أو غير الرسمية، فإرسال رسائل البريد الإلكتروني من هاتفك الذكي لا يعد بمثابة مبرر لإرسال رسالة مليئة بالأخطاء الإملائية. حيث يمكن لكلمة غير صحيحة أن تغير الغرض من الرسالة، كما يمكن للكلمة التي بها خطأ إملائي أن تعطي انطباعا بأن الكاتب مهمل، وبالتالي تحدث فرقًا كبيرًا في الحكم على الكاتب والمحتوى،
ويمكنك استخدام موقع صححلي أو قلم لتصحيح الأخطاء اللغوية والإملائية في كاتبة النصوص باللغة العربية.
اخطاء في توجيه الايميل
عليك الانتباه من توجيه إيميل لشخص بدون أن يكون عندك صلاحية لذلك. لذلك عليك أخذ الصلاحية من مديرك أو مرجعك.
ما الفرق في الإيميل بين الحقول الثلاثة To – CC – BCC؟
: To يتم كتابة إيميل الشخص المقصود بالرسالة. ويمكن كتابة إيميل أكثر من شخص في هذه الخانة إذا كان الإيميل يخص عدد من الأشخاص. يتم كتابة عنوان الإيميل Email Address (info@example.com) ثم كتابة فاصلة ومسافة ثم كتابة عنوان الإيميل الأخر (info2@example.com) وبهذا تستطيع كتابة عدد من عناوين الإيميلات حسب العدد الذى يسمح به مزود خدمة الإيميل الخاص بك.
: (Carbon Copy) CC أو نسخة طبق الأصل حيث يتم كتابة إيميلات الأشخاص الذين تود ان تقوم بإعلامهم بمحتوى الإيميل بدون توقع ردة فعل مباشرة.
: (Blind Carbon Copy) BCC مما يعنى نسخة طبق الأصل عمياء و يكتب بها الأشخاص الذين تود إعلامهم بمحتوى الإيميل بدون أن يعلم أحد بوجودهم من الأشخاص المكتوبين بحقلي To و CC.
توقيت ارسال الايميل
عليك بسؤال نفسك قبل إرسال اي ايميل هل هذا وقت مناسب لإرسال الرسالة الإليكترونية ؟ واذا كان الوقت غير مناسب ننصح باستخدام خاصية “الإرسال المُجَدول schedule send“ , و التي من خلالها تستطيع تحديد وقت وتاريخ ارسال الايميل حتى تتأكد من ارسال الايميل في الوقت المناسب ولا تنساه بدون ارسال في الـ Drafts.
عدم مراجعة الإيميل قبل الإرسال
التأخر في إرسال الايميل اهون من إرسال الإيميل بدون مراجعة. مراجعة واحدة كفيلة بتحسين ايميلك بشكل كبير. وإذا كان الايميل مهم جداً والمرسل له الرسالة على قدر عالي من الأهمية فليس هناك أي أزمة في إرسال الإيميل لزميل تثق به للمراجعة. وإليكم عدد من النقاط للمراجعة قبل إرسال الإيميل:
- التأكد من عنوان الرسالة Subject واختياره بعناية شديدة بحيث يعبر عن محتوى الايميل وأهميته.
- بالنسبة للملفات المرفقة يجب أن تكون منظمة ولها أسماء واضحة بمعنى انه إذا كان هناك العديد من الصور فالأفضل أن نقوم بجمعها في ملف واحد مضغوط والقيام برفعه. ويجب أن يكون اسم الملف واضح حتى تكون عملية البحث عنه داخل الإيميل سهلة.
- إذا كان هناك روابط خارجية URLs في الرسالة لا يستحسن ان نقوم بنسخها و لصقها كما هي لكن الأفضل أن نقوم بتحويل الكلمة المكتوبة إلى رابط كالتالي:
- تجنب الأخطاء الإملائية، والخطأ في قواعد اللغة، أو إهمال علامات الترقيم (الحروف الـ Capital في أول الجُمَل، الفاصلة في وسطها، والنقطة في آخرها… إلخ).
- كتابة الرسالة مع حروف كبيرة CAPITAL بهذا الشكل يعنى أنك تقول الكلام بصوت عالي. لذلك يجب عدم استخدام هذا الأسلوب في الكتابة إلا إذا كانت اختصار لاسم شركة أو منتج.
عنوان الايميل خانة الـ subject
تعتبر هذه النقطة من أهم النقاط لأنها أهم شيء في الإيميل المرسل لأنها تسهل عملية التواصل والبحث عن الإيميل مستقبلاً. لذلك علينا تجنب إرسال الرسائل بدون عنوان أو بعنوان غامض لا يوضح محتواها. ولتجنب هذه المشكلة علينا كتابة عنوان الرسالة كالاتي (سبب الإيميل – اختصاص الإيميل).
إرسال إيميل غير ضروري
الشيء الذى تستطيع ان تحصل عليه بدون ايميل، لا تستخدم الايميل من اجله. قد يظن الاخرين انك إذا أرسلت ايميل فهذا معناه انك تتصيد لهم أو تثبت عليهم عدم قيامهم بعملهم على أكمل وجه. لذلك لا ترسل إيميل إلا لغرض مهم.
طول الايميل..
الايميل المثالي من المفترض ان يكون بين ٥٠ كلمة الى ١٢٥ كلمة كحد اقصى. اذا كان الموضوع يحتاج إلى شرح مفصل اتصل بالشخص المعني قبل ارسال الايميل و وضح كل التفاصيل وبعدها قم تثبيت الامور عبر ارسال ايميل مباشر.
قوالب وشكل الإيميل
- استفتاح الإيميل بأن تبدأ رسالتك بتحية مثلاً
- Dear Person
Hope all is well
- محتوى الرسالة
وهنا يتم كتابة المحتوى والغرض من الإيميل والمطلوب من مستلم هذه الرسالة بالضبط.
- تحية الختام بأن تختم الرسالة مثلاً
- Best Regards,
- Have a nice day
و بالطبع تزييل الرسالة بتوقيعك الشخصى والذي يمكنك عمله عبر الضغط على الرابط
علينا بالحرص أثناء كتابة الإيميل ان يكون غير معقد و سلس حتى يكون مفهوم للمتلقى و ان يكن الإيميل خاص بموضوع واحد فقط حتى لا نشتت الشخص المرسل له الرسالة و يستطيع الرد علينا في نفس الموضوع بسهولة.
المرفقات
الكثير منا يرفق مرفقات في ايميلاته لكن هل نحن نرفقها بشكل صحيح؟!
- إرفاق الملف الصحيح
- إرفاق أخر نسخة تم تعديلها
- كتابة اسم المرفق بشكل صحيح وليس asdfgh
- اختيار الصيغة المناسبة للمرفق PDF لعدم الرغبة في التعديل أو صيغة أخرى إذا كانت تحتاج تعديل.
- إرفاق الصور بشكل صحيح ولا تقوم بلصقها في محتوى الإيميل.
- في النهاية علينا التنبيه على الشيء البديهي وهو نسيان ارسال المرفقات أصلاً.
اخطاء في تنسيق الايميل
عليك العلم ان المستلم يقدر جداً حسك الإبداعي ولكن الإيميل للمراسلات الرسمية وليس للإبداع. لذلك لابد أن يكون تنسيقك رسمي وأن تتبنى هوية منظمتك أو هوية الشخصية مثلما قمنا بشرحه لاحقاُ في كيفية عمل توقيع شخصي داخل الجيميل.
ختاماً.. الايميل من أكثر الادوات المستخدمة للتواصل الرسمي. زيادة مهارتك في استخدامه من أهم الامور التى تم التركيز عليها فى مقال الـ 10 أخطاء شائعة فى كتابة الإيميل لذلك نرجو أن تكونوا قد أستفدتم من المقال.
وأنصحك بشدة الاطلاع على هذه المقالة كيفية كتابة ايميل بالانجليزي و العربى والذي يساعدك على صياغة ايميل بشكل احترافيو
و لمزيد من المتابعة يرجى متابعة نولوجى بلاي ليست الإيميلات عبر يوتيوب من هنا
